妙用一个小功能,避免错误录入Excel数据

 Excel制表时，“数据有效性”是很实用的一个小功能。它能对单元格输入的数据从内容到数量上形成条件限制，对于符合条件的数据，允许输入;对于不符合条件的数据，禁止输入。利用好这个小功能就可以依靠系统检查数据的有效性，避免录入错误的数据。

下面以做一个简易通讯录作为例子，介绍一下“数据有效性”的小功能妙用。

• 选中性别这一列，点击“数据”，选择“数据有效性”，如下图所示：

 

在设置“有效性条件”选择“序列”，来源录入“男,女”，需要注意的是逗号为英文格式，如下图所示：

 

点击确定后，可以看到性别列的单元格右侧会出现下拉箭头，点击即可选择男或女，如下图所示：

 

• 选中联系电话这一列，点击“数据”，选择“数据有效性”，在设置“有效性条件”选择“文本长度”，数据“等于”，长度录入“11”，点击确认，如下图所示：

 

设置好后，可以看到联系电话列只有输入11位数才会有效，如果录入不是11位数都会弹出错误，如下图所示：

 

如果需要撤除功能，直接选中列，设置中按下“全部清除”即可。