查找和引用的Excel函数

    在使用Excel时很多情况下，我们需要把个数不定的工作表数据汇总在一张工作表上，以便进行动态的跟踪分析：或者是把几个相关联的Excel工作表数据汇总在一起，此时，我们就需要使用有关查找和引用的Excel函数。

    一般情况下，每个月的数据保存在每张工作表中，而且随着时间的推移，工作表也逐步增加。是否可以制作一个动态的汇总表格，随着工作表数目的增加或减少，把这些工作表数据显示在一个汇总工作表上呢？

    图1所示是截止到某月的各个月份的利润表，现在要求把这些月份工作表数据汇总到一张工作表上，以便于进一步分析利润表各个项目的变化趋势。

图1

    各个月份利润表会随着时间的推移而增加。例如，目前是7个月份的数据，那么“汇总表”工作表中就显示7个月的数据汇总；如果又增加了8月和9月份的数据，那么“汇总表”工作表上就显示9个月的数据汇总。

    对于这样的多工作表汇总（实质上就是跨工作表数据查询）问题。使用INDIRECT函数是最方便的。考虑到“汇总表”工作表的A列结构与每个分表的结构完全一样。并且每个工作表的名字分别是“01月”、“02月”、“03月”等，而“汇总表”工作表第一行的标题文字也是“01月”、。02月”、“03月”等。这样就可以充分利用标题文字和工作表名称来创建高效查询公式了。

    激活工作表“汇总表”。在单元格B2中输入公式：

    =INDIRECT（B$1＆"!B"&ROW（））

    将其向右复制到单元格M2.然后选择单元格区域B2：M2.将其向下复制到第17行。就得到了各个工作表的汇总数据，如图2所示。

图2

    在这个公式中，字符串“B$1＆"!B'&ROW（）”构建了对某个工作表单元格的引用。例如。对于单元格B2.该字符串是“01月1B2".使用INDIRECT函数将这个字符串转换为真正的单元格地址引用。即可得到工作表“01月”的B2单元格中的数据。

    但是，当工作表不存在时，公式就会得到错误的结果。例如目前只有7个月的数据。在“汇总表”工作表中|列以后就是错误值“#REF!”。为了不显示这个错误值。使表格整洁美观，可以使用条件格式来隐藏这些错误值。

    选择单元格区域B2:M17.单击“开始”选项卡，在“样式”功能组中选择“条件格式”|“新建规则”命令。打开“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”列表中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项。然后在“编辑规则说明“选项组中输入计算公式“=ISERROR（B2）”，单击“格式”按钮。打开“设置单元格格式”对话框，将字体颜色设置为白色。条件格式设置情况如图3所示。

图3

    这样，如果又增加了8月和9月份的数据。那么“汇总表”工作表中就会显示9个月的数据汇总，如图4所示。

图4

    查找和引用的Excel函数除此以外，这种使用INDIRECT函数汇总多个工作表数据的方法还有一个优点，就是不受各个Excel工作表先后顺序的影响，也就是说，各个Excel工作表的先后顾序是可以任意调整的。