Excel文本数据的处理方法和技巧

    在Excel中文本数据是工作表数据的重要组成元素之一，每一张Excel工作表中的数据既有文本又有数值，因此了解和掌握Excel文本数据的处理方法和技巧是非常重要的。

    Excel提供了27个文本函数。在这些文本函数中。最常用的是从字符串中取字符的几个文本函数：LEN函数、LEFT函数、RIGHT函数、MID函数以及FIND函数。

    LEN函数用于获取文本字符串中的字符数。

    LEFT函数用于获取字符串左边指定个数的字符数。

    RlGHT函数用于获取字符串右边指定个数的字符数。

    MlD函数用于获取字符串从指定位置开始指定个数的字符数。

    FIND函数用于在区分大小写的情况下。查找某字符在字符串中第一次出现的位置。

    下面举倒说明这几个函数的使用方法。

    图1所示是从数据库导入的员工联系地址信息，员工姓名、邮政编码和地址之间用符号“|”分隔。现在要求把这3项数据分开呈3列保存。

图1

    这个问题最简单的解决方法是使用“分列”工具。不过。这里使用相关的文本函投进行分列。

    首先设计表格。如图2所示。

图2

    在单元格B2中输入公式“=LEFT（A2.FlND（"|",A2）-1）”。并向下复制。得到员工姓名。

    在单元格C2中输入公式“=MID（A2.LEN（B2）+2.6）”。并向下复制。得到邮政编码。

    在单元格D2中输入公式“=MlD（A2.LEN（B2）+9.99）”。并向下复制，得到地址。

    注意，这里要先用FlND函数确定符号“|”第一次出现的位置，然后利用LEFT函数把该符号左边的字符取出来，就是姓名。

    邮政编码的开始位置是姓名字符个数加上2（因为符号“|”占用一个位置）。因此提取邮政编码要使用MID函数。其起始位置是表达式LEN（B2）+2的结果。而字符长度是6。

    地址的开始位置是姓名字符数加上9（因为邮政编码宇符数是6.还有两个符号“|”）。因此提取地址也要使用MID函数，其起始位置是表达式LEN（B2）+9的结果。而字符长度是后面所有的字符，这里设置了一个充分大的数字99.因为很少有地址的字符数超过99位的。如果仍不放心。也可以把这个数改为999甚至更大的数宇。

    可以利用有关的文本函数。从身份证号码提取信息。图3所示是根据员工身份证号码提取有关信息的表格。在这个表格中。把出生日期分成3列分别保存年、月、日3个数字。这样做一方面可以简化公式。另一方面也便于数据分析，例如可以筛选某年、某月、某日出生的员工。

图3

    在单元格E3中输入公式“=1*IF（LEN（D3）=15.19&M1D（D3.7.2）.MID（、"D3.7.4））”，并向下复制。得到出生年份数字。

    在单元格F3中输入公式“=1*IF（LEN（D3）=15.MID（D3.9.2）.MID（D3.11.2））”。并向下复制。得到出生月份数字。

    在单元格G3中输入公式“=1*IF（LEN（D3）=15.MlD（D3.11.2）.MID（D3.13.2））”。并向下复制。得到出生日数宇。

    在单元格H3中输入公式“=DATE（E3，F3.G3）”，并向下复制。将出生年、月、日3个数字合并为一个真正的出生日期。

    在单元格13中输八公式“=lF（ISEVEN（IF（LEN（D3）=15.RIGHT（D3）。MID（D3.17.1））），“女”。“男”）”。并向下复制，以判断性别。注意，判断性别时。对于15位身份证号码。是根据量后一位数字判断的；而对于18位身份证号码。则是根据倒数第二位数字（也就是第17位数字）判断的。

    图4所示是一个会计科目分录表。要计算净利润。一般会使用下面的公式：

    =C2+C7+C8+C9+C10+C11+C22+C23+C24+C70+C110+C116+C117+C118

图4

    这个公式最大的缺点是要一个单元格一个单元格地相加。很容易加错单元格。造成计算结果错误。

    考虑到计算净利润时。仅仅计算总账科目。而总账科目的科目编码只有4位数。这样就可以利用LEN函数进行判断。并构建相应的高效计算公式了。计算公式如下：

    =SUMPRODUCT（（LEN（A2：All8）=4）*C2：Cll8）

    了解和掌握了Excel文本数据的处理方法和技巧以后，我们就再也不用担心加错单元格的问题了。今天我们学习了5个文本处理函数和列举了2个例子，大家应该好好熟悉一下。