Excel文本型数字和纯数字的格式转换

    文本型数字与纯数字的格式统一处理及转换。是很多人容易忽视的问题。例如：在某列输入文本型数字产品编号的同时又输入了纯数字产品编号。这样的后果就是会对数据统计与分析造成很大影响。甚至得不到正确的结果。因此，在处理数字和文本型数字时要特别小心。今天我们来学习下Excel文本型数字和纯数字的格式转换。

    一、将纯数字转换为文本型数字

    很多情况下。需要把单元格中的数字处理为文本。如邮政编码、工号、科目编码、身份证号码等。但是，有时候可能已经输入了数字，事后想将这些数字转换为文本。就可以使用两种高效的方法：使用TEXT函数或者“分列”工具。

    使用TEXT函数最大的优点是可以把纯数字设置成任意位数的文本型数字。例如在单元格中输入了数字192.就可以使用TEXT函数将其转换为3位数文本“192”、4位数文本“0192”、5位数文本“00192”等。

    例如，把数字192转换为3位数文本“192”的公式为：

    =TEXT（192,"0000"）

    把数字192转换为4位散文本“0192”的公式为：

    =TEXT（192， "0000"）

    把数字192转换为5位数文本“00192”的公式为：

    =TEXT（192，"00000"）

    把某个数字转换为其本身位数的文本，转换公式为

    =TEXT（数字或单元格引用，"0"）

    图1为输入到工作表的科目编码。现在要将这些数字编码转换为文本编码。其具体方法和步骤如下：

图1

    1、在单元格c2中输入公式“=TEXT（A2."0"）”，并向下复制到最后一行。得到转换为文本后的数据。如图2所示。

图2

    2、采用选择性粘贴的方法，把单元格中的公式转换为数值。注意可以把选择性粘贴的位置直接设置为A列的区域，以替换原有的数据。

    3、删除c列。使用“分列”工具。可以快速把纯数字转换为其本身位数的文本。例如。对于图1所示的数字编码。将其转换为文本的主要方法和步骤如下：

    （1）选择A列

    （2）打开“文本分列向导”对话框·在“文本分列向导-步骤之3（共3步）”对话框中，在“列数据格式”选项组中选择“文本”单选按钮，如图3所示。

图3

    （3）单击“完成”按钮，即可将A列的数字编码转换为文本编码。

    利用“分列”工具转换数字的最大优点是可以快速在原位置进行转换，不论该列中是否全部为数字。还是数字和文本混合。都会进行统一处理。

    二、将Excel文本型数字转换为纯数宇

    在有些情况下。从数据库导入到工作表中的数字并不是真正的数字。而是文本，此时要使用SUM函数进行计算就会得到零的结果。如图4所示。

图4

    将文本型数字转换为数值的方法主要有以下几种：利用智能标记。利用选择性粘贴。利用VALUE函数。利用公式。利用“分列”工具。

    （1）、利用智能标记。

    利用智能标记将文本型数字数据转换为数值的方法是非常简单的。首先选择要进行数据转换的单元格或单元格区域。单击智能标记，在弹出的下拉菜单中选择“转换为数字”命令即可。如图5所示。

图5

    尽管利用智能标记的方法非常简单。但也只能用在有智能标记的场合。在有些情况下。并没有智能标记出现。例如图4中D列的数据。这时就需要采用其他方法。

    （2）、利用选择性粘贴。

    这种方法也比较简单。适用性更广。具体步骤是：

    1、选择要进行数据转换的单元格或单元格区域。

    2、按【Ctrl+C】组合键进行复制。

    3、打开“选择性粘贴”对话框，选择“数值”单选按钮和“加”单选按钮，如图6所示。要特别注意必须同时选择“数值”单选按钮和“加”单选按钮。

图6

    4、单击“确定”按钮。

    （3）、利用VALUE函数。

    例如，对于图1—14所示的D列文本型数字。在单元格F2中输入公式“=VALUE（D2）”。并向下复制到最后一行。即可将D列的文本型数字转换为纯数字。

    VALUE函数更多地在一个综合性公式中使用。例如。要对图4中的D列数据使用SUM函数进行求和，就可以使用下面的数组公式：=SUM（VALUE（D2:D5））

    （4）、利用公式。

    Excel有一个计算规则：对于文本型数字，当进行加减乘除运算时，就自动把文本转换为数宇。

    因此，可以使用公式来进行转换。

    例如。对于图4所示的D列文本型数字。在单元格G2中输入公式“=--D2".并向下复制到最后一行。即可将D列的文本型数字转换为纯数字。在这个公式中。两个负号相当于将该单元格中的数据乘以两次-1。也可以在单元格G2中输入公式“=1*D2”或者“=D2/1”，其效果是一样的。

    如果要使用一个综合性公式对单元格区域D2:D5求和，就可以使用下面的任何一个数组公式：

    =SUM（--D2：D5）

    =SUM（1*D2：D5）

    =SUM （D2：D5/1）

    （5）、利用“分列”工具。

    还可以利用“分列”工具快速将文本型数字转换为纯数宇。先选取要转换的数据列（每次只能选择一列数据）。打开“文本分列向导”对话框。在“文本分列向导一步骤之3（共3步）”对话框中的“列数据格式”选项组中选择“常规”单选按钮。如图7所示，单击“确定”按钮。 

图7

   有的朋友问，为什么我们要学习Excel文本型数字和纯数字的格式转换呢，因为我们要进行数据分析，如果你弄一个文本型的数值，我们怎么来进行数据分析啊，如果一个因该是文本型的数值你换成数字型也是不行的。