Excel 在财务中的应用

　　在进行财务年度盘点时，需要将部门与员工个人一一对应，由于人数多，手动设置大大增加我们负担，这时候比较简便方法就是用分类下拉列表。将部门名称输入到表格中，利用“数据有效性”功能建分类下拉列表填充项，以保持名称的一致性，假设有两个工作表，Sheet1和Sheet2。

　　1.在Sheet2中，将部门名称分类（如“财务部”、“管理部”、“技术部”等）分别输入不同列中，建立一个部门分类数据库。

　　2.选中A列（“财务部”名称所在列），在“名称”栏内，输入“财务部”字符后，按“ENTER”键进行确认。

　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“管理部”、“技术部”……

　　3.切换到Sheet1中，选中需要输入“部门分类”的列（如D列），点击“数据→有效性”，选“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，点“允许”右侧三角的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“财务部”，“管理部”，“技术部”并用逗号隔开，确定退出。

　　再选中需要输入企业名称的列（如E列），再打开“数据有效性”，点“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（D1）(注意这里和上边第3步一一对应)，确定退出。

　　4.选中E列任意单元格（如E4），点下拉按钮，选择相应的“部门分类”填入单元格中。。

　二、不同层次数据分颜色表示

　　在制作工资表时，为了便于查找校对，常常要将不同梯度的工资分开表示，如大于等于5000工资用“红色”，2000到5000用绿色，2000以下用黄色，以下是步骤。

选中“工资”列，点菜单栏中的“条件格式——突出显示单元格规则”，之后根据需要进行设置，如果比较简单，只分大于或小于的情况，那就选第一个大于或小于进行设置，如果分类较多，就选其他规则，一起分类设置，如图所示。