手把手教你做报表!5个好用到吓人的Excel技巧~Excel教程网

许多Excel报表浪费时间和金钱。这是使它们变得有用和受欢迎的方法。

 

多年前，我是一家被《财富》 200强公司收购的小公司的年轻CFO。在出售的几天内，我发现自己在公司总部，因此我可以了解大公司的运作方式。

 

在访问的早期，我发现自己在首席技术官的办公室里，他不断地研究着新信息系统的功能。他多次告诉我：“我们可以为经理提供所需的任何信息。”

 

后来，我拜访了制造业副总裁，他的办公桌上堆满了许多计算机打印输出。我说：“那是相当多的报告。” “他们会为您提供所需的信息吗？”

 

“别该死，”他说。“他们完全浪费我的时间。”

 

近年来，为我的 教练和咨询客户工作的Excel用户 的报告也遇到了类似的问题。

 

例如，一位Excel用户告诉我，他最近分发了一份厚厚的报告，其中一页被意外连续打印了三遍……该报告的200位收件人中没有一个提到重复项。

 

另一个Excel用户说，他偶尔会在两页之间添加一滴胶水，然后检查经理办公室中的报告，以查看各页是否已分开……很少。因此，管理人员甚至很少查看他的报告，更不用说阅读它们了。

 

如果您自己的Excel报表不如您希望的那样受欢迎，那么对您来说无疑是一个令人沮丧的问题。但更糟糕的是，这对您的公司来说是一个非常严重的问题。

 

严重的原因之一是您的公司在您和其他Excel用户上花费了很多钱。 根据Salary.com的数据，目前美国Excel用户的年薪中位数超过57,000美元。而 根据本文money.cnn.com，你的公司支付的工资税和福利增加30％左右......为$ 75,000每年总成本。

 

当然，在不受欢迎的报道上浪费这么多钱是一个问题。但是另一个问题要严重得多。

 

优秀的Excel用户是主题专家（SMEs）。他们聪明，好奇，受过教育。他们被雇用来了解公司数据的实际含义。

 

优秀的Excel用户是其经理的耳目。他们以创新的方式查看数据，以发现公司的新问题和新机会。

 

优秀的Excel用户就是闯入经理办公室的人，他们说：“我创建了一个新报告，其中包含我知道您需要查看的信息！”

 

但是，很少有业务上的Excel用户有时间或鼓励去发现新的有用信息。相反，公司经常浪费他们的Excel用户的大脑，精力和教育……

 

…将它们变成电子表格文员。

 

如果这个问题永远是要被解决，如果你 以往任何时候都将成为你的公司需要真正有效的信息资源，那么你必须让你的Excel报表非常受欢迎，起带头作用。

 

这是如何做…

 

从逻辑上讲，您应该能够问您的经理他们希望他们的报告是什么样的，然后您给他们他们想要的。

 

但这很少那么简单。

 

这是因为很少有经理知道...

 

哪些数据可用于他们的报告。

有哪些方法可用于分析和显示该数据。

哪些类型的Excel报表易于创建，哪些类型的困难。

实际上，许多经理不确定他们一开始要接收哪些报告。因此，他们所能做的最好的就是告诉他们他们喜欢什么。

 

考虑到这些问题，您需要与关键管理人员会面，以探讨如何改进他们的报告。以下是这些会议的一些建议...

 

首先告诉他们您的目标是在尽可能短的阅读时间内为他们提供尽可能多的最佳信息。因此，请他们尽量保持直率。接着…

 

1.向他们显示他们当前的一些报告，并询问他们很少或从未阅读过哪些领域，以及为什么。然后询问他们通常阅读哪些领域……为什么这些信息对他们很重要。

 

还询问他们希望您对这些报告进行哪些更改……以及为什么。

 

2.向他们显示小型表格和图表的模型，甚至是Excel仪表板，并询问他们希望在类似的显示器中看到哪些信息……以及为什么。

 

3.汇总您可用的数据源，并询问他们希望从这些源中查看哪些信息……以及为什么他们需要这些信息。

 

4.让他们假装您为他们创建报告的能力不受限制，然后问他们希望在理想的世界中看到哪些信息……以及为什么。

 

5.根据经理的反馈创建模型报告；获得有关这些模型的反馈；然后将修改后的模型投入生产……直到读者要求进行更多更改。

 

 

我见过的大多数Excel报表看起来都像是在制造经理办公桌上看到的报表的电子表格版本。当时，经理们讨厌像这样的令人毛骨悚然的报告，而经理们今天讨厌令人讨厌的Excel报告。

 

两种类型的报告都倾向于在许多窄列的页面中显示少量数据。这两种类型似乎都是由那些认为“我们不知道所有这些数字实际上意味着什么”的人们创造的。因此，我们将向经理提供所有可能的数据，然后让他们来解决！”

 

将大量的数据转化为有用的见识不是您经理的工作；作为Excel用户，这就是您的工作。

 

因此，如果您希望经理们感兴趣地阅读Excel报表，请向他们提供报告，以使您的经理们能够快速阅读并轻松理解其性能。

 

您的经理应该花时间解决问题，开发机会并质疑您的结果……不要研究Excel报表堆栈，也不应该在商业智能系统中盲目浏览千兆字节的数据。

 

大多数经理喜欢在绩效报告中查看趋势。趋势向经理们展示了公司如何达到目前的位置，并提供了有关未来业绩的提示。

 

图表使趋势易于查看。小图表（通常不比报纸栏宽）使图表易于与其他小图表进行比较。

 

同样，小表可以显示数据精炼成一些对读者很重要的事实。例如，您可以使用小表显示表现最差的前十名或表现最差的十个，或按最有趣的列排序的关键事实。

 

不要强迫读者在思想上比较报告不同页面上的事实。在一张小桌子中总结这些关键事实。当您这样做时，您的报告将会更受欢迎。

 

但是，如果您使用微观字体将表格缩小，则表格将不会受到欢迎。您也许可以舒适地读取8点字体，但是您的老板和她的老板可能无法阅读。

 

向您的经理询问为什么要在报告中进行更改，应该使您更好地了解他们的信息需求。在考虑这些需求时，您可能会想到会让您的听众感兴趣的新报告和分析。

 

当您向他们提供新的报告或分析时，请说明这是一项测试，并附上他们认为有用的信息。当经理向您提供有关您的测试报告的反馈时，请问他们为什么会觉得自己的工作方式以及他们最喜欢的部分如何使他们受益。

 

这是最重要的步骤。如果您不能减少在每个期间创建新报告所花费的时间，则您将没有时间去尝试其他改进报告的方法。而且，您的Excel报告将继续是大公司的开支，其提供的价值将少于应有的价值。

 

另外，当然，如果您的报告经常出现错误，那么您的读者将不会相信它们……无论您的报告多么有趣和有吸引力。

 

减少报告时间和错误率的最佳策略是将源数据存储在公式可以轻松汇总和错误检查的表中。我的 教练和咨询客户现在正在学习这些技术。我正在研究将重点放在此策略上的培训课程。

 

如果您快速响应经理和其他读者的报告请求和反馈，那么每个人都会从中受益。

 

您的公司将从中受益，因为您将为经理和其他负责人提供所需的信息，以便他们可以更有效地完成工作。

 

您的经理将受益，因为您可以使他们更快，更轻松地在公司数据中找到新见解。

 

您会从中受益，因为您将成为他们信息需求的首选者，并且与公司中的任何其他人相比，您将对这些需求有更好的了解。

 

如果您可以提出更多使报告流行的方法，或者需要帮助来实现这些想法，请 给我留言。