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在Excel中报告或分析性能时，您需要问自己一个关键问题...

 

我要记录结果还是要传达结果？

 

有很大的不同。

 

当您记录文档时，您仅为读者提供数据。交流时，您总结或过滤掉了细节，因此读者可以更轻松地看到性能模式。

 

也就是说，您将小麦与谷壳分开。

 

我小时候记得创建关于我不太了解的数据的报告。我记得当时在想：“我只给他们事实，让他们决定重要的事情。”

 

那是完全错误的方法。

 

相反，我应该问一些问题。我应该报告对我来说有意义的模式和摘要级别，然后要求反馈。我应该冒险做错事，这样我才能学到更好的方法来正确做事。

 

我应该为读者提供快速理解和记忆性能的方法。

 

当您希望报告传达结果时，请牢记以下七个快速提示...

 

1.趋势很重要。这就是为什么我非常喜欢图表，以及为什么我的大多数图表都是折线图的原因。读者可以看到和记住折线图中的图案，这比任何其他类型的报告都多。

 

2.便士不要紧。大多数带有几分钱的报告仅记录在案；他们不沟通。实际上，超过三个或四个字符的数字仅提供了文档。13,885,979.23之类的数字只是文件；大约有1390万的通信量。

 

3.对比事项。对比回答了“与什么相比？”这个问题，这就是为什么显示实际vs预算，实际vs预测或近期趋势的报告被如此广泛地使用的原因。在所有这三种情况下，这些类型的报告都将当前绩效与其他相关趋势相结合。

 

4.模式很重要。重型统计数据可以揭示许多模式。但是使用许多小而简单的图表更容易理解，并且通常更有效。小图表使读者可以提出以下问题：

 

能够浮现此类问题的能力有助于解释为何仪表板报告 及其许多小图表和表格如此受欢迎。

 

 

5. Glitz不好。 太多的管理报告（包括Excel报告）看起来像是在狂欢节上设计的。他们使用3D图形，大声的色彩，花哨的字体，昂贵的仪表，激进的阴影以及其他类型的报告垃圾来装饰结果。

 

所有这些浮华都分散了您的基础数据正在尝试发送的消息的注意力。这使沟通更加困难！

 

6.说明事项。 我认识一位表现最好的首席财务官，他说他的每月绩效叙述是关键的管理工具。这是解释性能的一种方法。

 

这是另一种方法：通过添加列以突出显示衰退和其他可能解释实际性能的原因，将普通图表转变为诊断图表。

 

例如，此时间序列图使用一条线来显示对零售产生巨大影响的经济趋势。该图还显示了在美国和其他三个地区出现衰退的情况下的趋势。

 

7.可读性问题。Excel的打印工具提供了一个“适合缩放”的选项，该选项通常会打印出很小的文本，任何40岁以上的读者都无法辨认。永远不要使用它。实际上，请尽量不要使用小于9点的字体。

 

另外，如果您的年龄足够大，可以记住蓝条和绿条计算机纸，那么您会记得当施乐对它们进行处理时，这些颜色是如何变成泥浆的。对于现代色彩输出，不要犯同样的错误。如果您使用阴影，则即使将报告用单色复印机复印后，也要使其保持浅色，以免遮挡打印文本。

 

这份简短的清单当然并没有穷尽用Excel清晰传达结果的方法。如果您还有其他建议，请告诉我。