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Microsoft Excel MVP，2005-2014 ，电子表格仪表板报表之父

 

如果将数据保存在Excel数据库中，则可以显着改善Excel报告和分析。

 

Microsoft，Oracle，IBM和其他公司出售REAL数据库产品。那么，该组中的Excel数据库适合哪里？

 

大型卡车vs两座吉普车

如果所有其他数据库产品都是各种容量的大型柴油卡车，则Excel的数据库将是两座陆军吉普车。

 

大型数据库可以在信息高速公路上运送大量数据，而这是Excel无法做到的。但是Excel可以在几乎任何地方快速，廉价地提供相对较小的有效负载。这是那些大型数据库无法做到的。

 

Excel数据库只是具有行和列数据的电子表格，其组织和格式设置使电子表格公式可以轻松使用数据。

 

Excel数据库可以有两个方向。

 

水平Excel数据库

 

水平数据库在电子表格的一行中具有定期日期，如下所示。这些时间段通常是几个月，但也可以是您想要的任何时间段。

 

这种类型的数据库通常在列中具有单个键字段，该字段可以包含GL代码，员工编号，产品代码，SKU，股票行情代码，国家/地区代码等。相邻的列可能包含描述和其他有用的信息。

 

水平数据库中的每个工作表在关键字段中包含一个用于任何特定日期和代码的数字。因此，您可能有一个文件按产品代码分类为“实际销售业绩”，另一个文件按GL代码分类为“目标财务业绩”，另一个文件按URL显示每周唯一身份访问者，依此类推。

 

这种结构很像OLAP数据库，但是它只有两个维度，而不是几十个维度。如果您使用我的任何仪表板产品，您都会认识到这种数据库设计。

 

通常，您将使用 INDEX - MATCH 公式从水平数据库返回数据，但是，如果需要在几种类型的代码中进行选择（例如总帐科目以及部门 和地区），则可能需要使用 SUMIFS 。

 

垂直Excel数据库

 

垂直数据库类似于关系文件。它们在电子表格的一列中有日期，并且日期不必是定期的。数据库中的其他列可以包含描述，代码，值等。

 

我通常使用两种类型的垂直数据库。该图显示了一种类型，即简单（或“灰色单元”）数据库。另一种类型是Excel Table，这是Excel 2007中引入的一项技术。

 

垂直数据库在早期的Excel版本中并不实用，因为Excel在电子表格中只有很少的行可以使用。但是由于New Excel可以包含超过一百万行的数据，因此垂直数据库现在很实用。

 

要从垂直数据库检索数据，通常将使用 SUMIFS函数 或 SUMPRODUCT函数。SUMPRODUCT比SUMIFS更强大，但SUMIFS的计算速度更快。