设置Excel单元格数据的有效性

    在工作表内容的编辑中，当录入的数据很多时，为了提高数据录入的准确性，用户可设置Excel单元格数据的有效性范围，以确保录入数据的有效性，另外，用户还可以设置单元格数据输入的提示信息。

    1.设置单元格数据的有效范围

    设置单元格数据输入的有效范围的操作步骤如下：

    步骤1 选择需设置数据录入有效范围的单元格或单元格区域，单击“数据”功能选项，再单击“数据工具”功能组中的“数据有效性”工具按钮，在下拉列表中单击选择“数据有效性”命令，然后打开“数据有效性”对话框，如图1所示。

图1

    步骤2 单击“设置”选项卡，然后单击“允许”列表框，在下拉列表中单击选择数据类型；然后单击“数据”列表框，在下拉列表中单击选择关系符；再在“最小值”及“最大值”文本框中分别输入数值，如图2所示。

图2

    Excel小技巧：出现图2所示的提示信息时，用户可以单击“重试”按钮，以便重新在单元格中输入有效的数据。也可以单击“取消”按钮，取消当前数据的输入。

    步骤3 单击“确定”按钮，关闭对话框，完成设置。

    经过以上设置后，只能在所选择的单元格区域中输入0——100之间的整数。当输入的数据不满足设置的有效条件时，则会弹出出错警告对话框，如下图3所示。

图3

    Excel小技巧在“数据工具”功能组中单击“数据有效性”工具按钮图标，可以快速打开“数据有效性”对话框。

    2.设置单元格数据的提示信息

    当设置了单元格输入数据的有效条件时，为了方便数据的录入，用户可以设置录入数据时的提示信息，操作步骤如下：

    步骤1 选择需要设置数据录入有效范围的单元格或单元格区域，然后单击“数据”功能选项，再单击“数据工具”功能组中的“数据有效性”工具按钮，在其下拉列表中单击选择“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。

    步骤2 单击“输入信息”选项卡，然后分别在“标题”及“输入信息”文本框中输入内容要显示的内容，如图4所示。

图4

    步骤3 单击“确定”按钮，关闭对话框，完成设置。

    经过上述操作后，在所选择的单元格区域中输入数据时，就会在单元格旁边显示输入提示信息，我们可以根据提示信息有效地输入的数据了，如图5所示。

图5

    Excel小技巧：如果要删除已设置Excel单元格数据的有效性，则必须先选择已设置有效性的单元格，再打开“数据有效性”对话框，单击“全部清除”按钮，这样将会同时删除所设置的数据的有效范围及提示信息。