Excel2003数据清单及使用记录单

    Excel2003数据清单由一系列连续（不出现空行或空列）的带有标题的工作表数据行组成。我们可以将数据清单看成是一个数据库。在对Excel工作表中的数据进行查询、排序或汇总数据操作时，Excel2003 自动将数据清单看做数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据：数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录；数据清单中的列作为数据库中的字段；数据清单中的列标题作为数据库中的字段名。 如图1所示的数据清单中学号、姓名、性别等列标题作为数据库中的字段名。

图1

    1、 建立数据清单的准则

    为了充分发挥Excel2003自动管理和分析数据的功能，建立数据清单时，要遵循以下原则：

    （1）避免在同一个工作表上建立多个数据清单。

    （2）工作表数据清单与其他数据间至少要留出一列或一行空白单元格。

    （3）避免在数据清单中放置空白行或空白列，但某个单元格可以没有数据值。

    （4）在数据清单的第一行中创建列标题。

    （5）同一列中除列标题外所有单元格的数据必须是同一类型。

    （6）单元格的开始处不要插入多余的空格。

    2、使用Excel2003记录单

    所谓Excel记录单，就是一次显示一个完整记录的对话框。运用记录单可以很方便地从数据库中查看、更改、添加以及删除记录，也可以设置条件查找特定的记录。只要用鼠标单击清单区域中任一单元格，然后选择“数据”菜单中的“记录单”命令，系统将显示记录单对话框，如图2所示。

图2

    在记录单的顶部显示了当前工作表的名称。记录单左边显示各个字段的名字，以及所对应的字段值。记录单右上角显示当前记录是总记录数中的第几条记录。记录单提供的几个按钮可以让用户对记录进行查看、增加、删除以及设置查找条件等操作。

    Excel2003存储工作表数据的方法之一就是把数据保存在数据清单中。当数据被组织成一个数据清单之后，对数据进行查询、排序、筛选以及分类汇总都变得快速而简便。